Aujourd’hui, je vais vous partager un petit secret qui peut sembler banal, mais qui peut révolutionner votre vie numérique : l’organisation de vos documents personnels. Que vous soyez un amateur de technologie ou juste quelqu’un qui cherche à éviter le chaos numérique, une bonne organisation peut faire des merveilles.

Pourquoi l’organisation des documents est-elle importante ?

Imaginez cette situation classique : vous avez besoin de retrouver un ancien relevé de salaire pour votre déclaration d’impôts, mais vous ne savez pas où il se trouve. Vous commencez à parcourir des dossiers sans fin, en priant pour que le fichier soit quelque part. Ça vous dit quelque chose ? Eh bien, c’était moi avant de mettre en place ma méthode d’organisation.

La Structure

Voici comment je structure mes dossiers dans mon système de gestion de fichiers:

Documents/
└── Perso/
    ├── Autre
    ├── Banque
    ├── Civil
    ├── Entreprise
    ├── Factures
    ├── Impots
    ├── Logement/
    │   ├── Loyers/
    │   │   ├── loyer-2024-04.pdf
    │   │   ├── loyer-2024-03.pdf
    │   │   ├── loyer-2024-02.pdf
    │   │   ├── ...
    │   │   └── loyer-2015-09.pdf
    │   ├── Baux/
    │   │   └── Loyers
    │   └── EDF/
    │       └── Loyers
    ├── Travail/
    │   ├── Revenus/
    │   │   ├── revenu-2024-04.pdf
    │   │   ├── revenu-2024-03.pdf
    │   │   ├── revenu-2024-02.pdf
    │   │   ├── ...
    │   │   └── revenu-2015-09.pdf
    │   └── Contrats
    ├── Médical/
    │   ├── Analyses
    │   ├── Arrêts
    │   ├── Ordonnances
    │   └── carte-vitale.pdf
    └── Véhicules/
        ├── AA-123-BB/
        │   ├── carte-grise.pdf
        │   ├── attestation-assurance.pdf
        │   ├── certificat-cession.pdf
        │   ├── controle-technique-2022.pdf
        │   └── controle-technique-2020.pdf
        └── BB-123-AA/
            ├── carte-grise.pdf
            ├── attestation-assurance.pdf
            ├── controle-technique-2024.pdf
            └── controle-technique-2022.pdf

En utilisant cette arborescence, on retrouve très facilement n’importe quel document.

Cette convention de nommage permet de tout trier chronologiquement avec l’explorateur de fichier, et de pouvoir upload les documents sur les sites sans avoir à les renommer: on sait directement de quoi il s’agit.

De plus, aucun doublon n’est possible.

Il y a encore peut-être un peu de travail pour améliorer encore la logique mais c’est déjà une excellente base.

Voici l’arborescence

et le petit script pour backup tout ça sur mon SSD:

robocopy D:\Documents F:\Documents /mir /XD "node_modules"
@pause

Les options:

• /mir pour avoir une copie parfaite 1:1
• /XD pour exclure certains dossiers

Et voila! Grâce à ça, fini les documents perdus, et plus besoin de chercher pendant 2h le scan de votre dernier avis d’imposition.

Pour ceux qui ont peur d’avoir toute ces données en clair, je vous conseille d’utiliser Picocrypt (outil open source de chiffrement). Ça rajoute des étapes supplémentaires pour ajouter/récupérer des documents, et vous prenez le risque de les perdre à tout jamais si vous oubliez le mot de passe, mais aucun risque de se les faire voler si vous perdez votre PC ou votre SSD.

Site utilisé pour générer l’arborescence